Bürotechnik

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Bürotechnik – Drucker, Computer, Faxgeräte und vieles mehr

Ein Büro vollumfänglich auszustatten, erfordert einiges an Planung. Neben Bürozubehör wie Schreibwaren, Ordnungssystemen und natürlich Möbeln benötigen Sie jede Menge Bürotechnik. Das gilt für alle Berufe und Branchen. Ohne Telefon, Drucker und Computer kommt so gut wie kein Büro aus. Da vieles, was vor einigen Jahren und Jahrzehnten noch manuell erledigt wurde, heute digital abgearbeitet wird, muten moderne Büros mitunter wie kleine IT-Zentren an. Bürotechnik erleichtert Ihnen die Arbeit und es gibt ein breites Angebot an Arbeitsgeräten, die mit guter Qualität und leichter Bedienbarkeit punkten.

Doch was gehört eigentlich alles in den Bereich der Bürotechnik? Eine ganze Menge. Dazu zählen kleine technische Helferlein wie elektronische Brieföffner ebenso wie multifunktionale Laserdrucker und sogar Wandfernseher für Kundenpräsentationen. Natürlich brauchen Sie nicht alles, was es an Bürotechnik zu kaufen gibt. Ihr Bedarf richtet sich danach, welche Aufgaben Sie regelmäßig im Büro erledigen. Während des Arbeitsalltags merken Sie, welche Geräte Sie dringend benötigen. Sofern Sie sich gerade neu einrichten, lohnt es sich, eine Liste mit nützlichen Anschaffungen zu machen. Damit sorgen Sie einerseits dafür, dass zum Start alles bereitsteht, andererseits hilft Ihnen eine Einkaufsliste dabei, das Budget im Blick zu behalten.

 

Bürotechnik – das gehört zur Grundausstattung

  • Telefon: Zwar ist Telefonieren nicht Bestandteil jedes Jobs, trotzdem brauchen Sie zwingend ein Telefon. Die Angabe einer beruflichen Telefonnummer ist in vielen Situationen verpflichtend.
  • Handy: Eine Alternative zum Festnetztelefon. Sie können sich für Ihr Smartphone eine Festnetznummer freischalten lassen und bleiben damit unterwegs erreichbar. Achtung: Nutzen Sie lieber nicht Ihr privates Handy für berufliche Angelegenheiten, sonst fällt die Trennung von Job und Privatleben zunehmend schwerer.
  • Computer: Selbst die größten Feinde der Digitalisierung müssen wohl einräumen, dass beruflich ohne Computer kaum noch etwas geht. Moderne PCs und Laptops erleichtern die Arbeit erheblich. Zu den grundlegenden Arbeiten am Computer zählen das Verfassen wichtiger Schreiben, E-Mail-Verkehr und Online-Recherche. Je nach Art Ihrer Tätigkeiten brauchen Sie einen mehr oder weniger leistungsstarken PC mit entsprechender Hardware und Software.
  • Drucker: Drucker können Sie für verhältnismäßig wenig Geld kaufen, oft sogar Multifunktionsdrucker, mit denen Sie zusätzlich kopieren und scannen können. Mitunter gibt es außerdem eine Faxfunktion, meistens ist das allerdings eher bei teureren Geräten der Fall.

Mit dieser Bürotechnik sind Sie grundlegend ausgestattet, hinzu kommen jedoch zahlreiche weitere Geräte, die je nach Beruf vonnöten sein können. Nachfolgend eine Liste möglicherweise sinnvoller Anschaffungen, die selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt:

  • Aktenvernichter (salopp Schredder genannt)
  • Diktiergerät
  • Multimedia-Player (DVD, Blu-ray), Fernseher, Receiver
  • Digitalkamera, Camcorder
  • Ventilator, Luftbefeuchter, Heizlüfter
  • Headset, Kopfhörer
  • Router, Switch, Repeater
  • Beamer, Projektor, Leinwand
  • Speichermedien (USB-Sticks, CDs, externe Festplatten und so weiter)

Darüber hinaus gibt es Bürotechnik, die sehr spezifisch auf wenige Bürotätigkeiten ausgerichtet ist und somit nicht in jedem Büro zu finden ist. Dazu gehören beispielsweise Dinge wie eine Geldzählmaschine, Beschriftungsgeräte, Laminier- und Bindegeräte, Navigationssysteme, Spielkonsolen, Barcodescanner, Stempeluhren und Briefwaagen. Sie merken: Die Welt der Bürotechnik ist groß und so vielfältig wie die Branchen, in denen die Menschen arbeiten.

 

Computer und Zubehör – Tipps zum Kauf

Da der Computer ein Kernelement der täglichen Büroarbeit ist und mittlerweile Arbeitsgerät Nummer 1 sehr vieler Menschen, will die Auswahl des Geräts wohlüberlegt sein. Computer ist gewissermaßen ein Oberbegriff, darunter fallen neben dem klassischen Desktop-PC alle „smarten Geräte“ mit Betriebssystem, die Daten auf hohem Niveau verarbeiten, also ebenso Laptops, Netbooks, Tablets und sogar Smartphones. Die grundsätzliche Frage, die Sie sich beim Einkauf der Bürotechnik stellen müssen, lautet: Bevorzugen Sie einen platzsparenden Laptop, den Sie jederzeit zusammenklappen und mitnehmen können? Oder arbeiten Sie bequemer an einem Desktop-PC, der sich aus Tower und Monitor(en) zusammensetzt? Beide Varianten gibt es in allen Preisklassen und mit jeder gewünschten Leistung und Ausstattung. Es ist also tatsächlich eine Frage der persönlichen Präferenzen. Für einen Desktop-Computer benötigen Sie zwingend noch Tastatur und Maus. Am Notebook können Sie beides optional anschließen.

Falls Sie sich mit Bürotechnik und Technik im Allgemeinen nicht gut auskennen, kaufen Sie am besten einen sofort einsatzfähigen PC beziehungsweise Laptop, auf dem bereits ein Betriebssystem installiert ist. Bastler können sich einen PC selber zusammenstellen und genau bestimmen, welche Komponenten verbaut werden sollen. Das ist nur empfehlenswert, wenn Sie Ahnung von PCs haben, denn die Einzelteile sind äußerst empfindlich und können bei falscher Handhabung kaputtgehen. Einen guten Rechner für einfache Bürotätigkeiten (Schreiben, Kalkulieren, Internetrecherche, Bildbearbeitung) bekommen Sie schon für 400 bis 500 Euro. Einkalkulieren sollten Sie zusätzlich benötigte Software, zum Beispiel Office-Programme, Photoshop oder kaufmännische Programme.

 

Druckerzubehör: Druckerpatronen, Kopierpapier und Co.

Wie erwähnt, gehört ein Drucker zur Grundausstattung der Bürotechnik. Die Auswahl ist hier ebenfalls groß. Die gängigsten Varianten sind Laserdrucker und Tintenstrahldrucker.

  • Laserdrucker: Sie erzielen die besten Resultate bei Textdruck und Grafiken wie Statistiken und Diagrammen. Sie funktionieren gut mit vielen Papiersorten, außerdem punkten sie im Vergleich zu Tintenstrahldruckern mit niedrigen Druckkosten und einer hohen Lebenserwartung. Fotos werden nicht so präzise gedruckt wie beim Tintenstrahldrucker.
  • Tintenstrahldrucker: Sie sind oft günstiger in der Anschaffung, da ihr Aufbau recht einfach ist. Sie drucken besonders gut auf Spezialpapier. Bilder und Fotos werden gut gedruckt. Die „Haltungskosten“ für Tinte und besondere Papiere, auf denen die besten Ergebnisse erreicht werden, sind mitunter hoch. Sie sind eher für moderates Drucken, nicht für Massendrucke geeignet.

Oft können Drucker mehr als nur drucken. Dass man mit ihnen ebenso Dokumente einscannen kann und sie zudem als Kopierer fungieren, ist heutzutage beinahe Standard. Die Anschaffung eines solchen Multifunktionsgeräts ist sehr empfehlenswert. Verfügen Sie über derartige Bürotechnik, sparen Sie sich den Gang zum Copyshop und können beinahe alle Arbeiten, die mit Vervielfältigung von Dokumenten zu tun haben, bequem und unverzüglich im Büro erledigen. Bürotechnik zum Drucken, Kopieren und Scannen muss nicht teuer sein. Zuverlässige Geräte mit Multifunktionalität gibt es für unter 100 Euro. In Büros, in denen viele Mitarbeiter das Gerät nutzen, kommen natürlich in der Regel teurere, leistungsfähigere Varianten zum Einsatz.

Das Fax ist zwar einigermaßen aus der Mode geraten, hin und wieder kommt diese Methode des Dokumentenversands dennoch zum Einsatz. Ein Faxgerät ist dann hilfreich, sofern Sie nicht ohnehin ein Multifunktionsgerät mit Faxfunktion haben.

Eine Büroeinrichtung sollte stets auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Zweckmäßigkeit und Qualität spielen bei Bürobedarf eine große Rolle, schließlich soll Bürotechnik funktional sein und Ihren Anforderungen genügen. Folgender Überblick an Geräten kann Ihnen eine erste Orientierung für Ihre Büroausstattung geben – natürlich abhängig, von Ihrem ganz individuellen Bedarf:

  • Drucker
  • Scanner
  • Multifunktionsdrucker
  • Computerzubehör
  • Speicherkarten
  • USB Sticks
  • Aktenvernichter
  • Laminiergerät
  • Papierschneidemaschine
  • Laminierfolie

 

Arbeiten im Heimbüro – Ausstattung und Zubehör

Sich ein Heimbüro in den eigenen vier Wänden einzurichten, ist für hauptberufliche Selbständige in vielen Fällen Pflicht, kann jedoch auch sinnvoll sein, wenn Sie nur ab und zu ein paar Büroarbeiten zu Hause erledigen möchten. Sei es, um zwischendurch in Ruhe E-Mails zu schreiben, an Skype-Konferenzen teilzunehmen, Steuerunterlagen zu sortieren oder wichtige Schriftstücke aufzusetzen. Sinn und Zweck ist es, ungestört arbeiten zu können und alle wichtigen Utensilien, die Sie dafür benötigen, beisammen zu haben.
Was genau zu Ihrem Bürobedarf gehört, hängt natürlich sehr davon ab, was Sie im Homeoffice regelmäßig erledigen möchten. Das grundlegende Arbeitsgerät in der heutigen Zeit, ohne das so gut wie nichts mehr geht, ist der Computer. Ob Sie sich für einen klassischen Desktop-PC mit Tower und Monitor, Tastatur, Maus und weiterem Zubehör entscheiden, oder lieber an einem Laptop arbeiten, den Sie schnell zuklappen mit mitnehmen können, hängt ganz von Ihren persönlichen Präferenzen ab. Ein großer Monitor kann zum Beispiel eine sinnvolle Ergänzung sein, selbst wenn Sie am Notebook arbeiten. In der Regel können Sie Peripheriegeräte einfach mittels USB-Anschluss am Laptop anschließen.
Zum Bürobedarf, der übrigens fast immer steuerlich absetzbar ist, gehört im Grunde alles, was Sie zum Arbeiten im Homeoffice benötigen. Dazu zählen neben dem PC und anderen Geräten wie Drucker, Fax und Telefon auch Schreibwarenartikel. Wir leben zwar im digitalen Zeitalter, trotzdem kommt man ohne Stift und Papier mitunter nicht aus. Spätestens wenn Sie einen Vertrag oder andere offizielle Dokumente unterschreiben müssen, werden Sie das feststellen. Nicht immer wird eine digitale Signatur anerkannt. Folgende Schreibwaren und Büromaterialien gehören zur Standardausrüstung in fast jedem Heimbüro:

  • Kugelschreiber
  • Bleistifte, Anspitzer
  • Heftzettel und Marker
  • Blöcke und Hefte
  • Locher, Tacker, Stempel
  • Mappen, Hefter und Ordner
  • Klebmittel (Klebstifte, Klebeband)
  • Büroklammern
  • Scheren, Brieföffner
  • Klarsichthüllen
  • Druckerpapier und Tinte

Ein Kalender an der Wand darf im Homeoffice ebenfalls nicht fehlen. Klar, mittlerweile funktioniert die Terminverabredung in der Regel über virtuelle Einladungen und Bestätigungen, doch hilft ein Wandkalender ungemein dabei, den Überblick zu behalten und längerfristig zu planen.
Bevor es ans Kleinteilige geht, steht der Kauf der Möbel fürs Heimbüro an. Was Sie auf jeden Fall brauchen, ist ein bequemer Bürostuhl, der den Rücken schont, und einen ausreichend großen Schreibtisch, auf dem Sie alles griffbereit unterbringen, was Sie häufig benötigen. Wenigstens ein Schrank, am besten mit Schubladen, ist standardmäßiger Teil der Grundausstattung in Ihrem Homeoffice. Nicht gar so offensichtlich und dennoch wichtig, ist die richtige Beleuchtung. Das Heimbüro sollte mindestens über eine helle Deckenleuchte und eine Schreibtischlampe verfügen. Bei Dunkelheit oder schummrigem Licht am Schreibtisch zu arbeiten, schadet auf Dauer den Augen und ruft unweigerlich ein Gefühl der Müdigkeit hervor. Steht die Basisausstattung in Ihrem Heimbüro, können Sie sich damit beschäftigen, dem Raum eine individuelle Note zu verleihen. Freiberufler, die sich viele Stunden am Tag in ihrem Heimbüro aufhalten, sollten sich bei der Heimarbeit wohlfühlen – das gilt es bei der Einrichtung zu berücksichtigen. Generell sind Ihrer Kreativität natürlich keine Grenzen gesetzt, dennoch sollten Sie berücksichtigen, dass das Heimbüro ein Raum der Konzentration ist. Zu grelle Farben oder verrückte Bilder an den Wänden könnten unter Umständen eine Ablenkung darstellen, die die Arbeit unnötig erschwert. Eine gute Büroorganisation erspart Ihnen zudem, im Homeoffice andauernd nach wichtigen Unterlagen und Materialien suchen zu müssen. Ansonsten gilt: Erlaubt ist, was gefällt.
Heimbüromöbel unterscheiden sich nicht grundsätzlich von anderen Büromöbeln, da Sie aber nur Ihr eigenes Homeoffice einrichten und nicht die ganze Belegschaft einer Firma ausstaffieren müssen, können Sie eventuell zu etwas hochwertigeren Möbeln greifen, die nicht nur auf Funktionalität ausgerichtet sind, sondern Ihnen persönlich gut gefallen und – ebenfalls nicht ganz unwichtig – zum restlichen Ambiente der Wohnung passen.

 

Tipps für die Arbeit im Heimbüro

Zu Hause zu arbeiten – das klingt erst einmal verführerisch, immerhin muss man sich nicht schick anziehen und kann bei schlechtem Wetter daheim bleiben, doch es gibt Fallstricke. Nicht jeder kann sich sofort mit dem Arbeiten von zuhause aus anfreunden, was verschiedene Gründe haben kann.

  • Sie sind sehr gesellig und vermissen den Kontakt zu Kollegen im Büro. Sie fühlen sich isoliert.
  • Es fällt Ihnen schwer, sich ohne Kollegen und Vorgesetzte zu organisieren und zu motivieren.
  • Sie lassen sich leicht ablenken – steht eine knifflige Aufgabe im Heimbüro an, fällt Ihnen plötzlich ein, wie dringend Sie doch einmal wieder staubsaugen müssten.
  • Sie können nicht abschalten, selbst wenn die Arbeit des Tages erledigt ist. Die Trennung zwischen Wohn- und Arbeitswelt fehlt Ihnen.

Trifft etwas davon auf Sie zu? Meistens merkt man das erst, wenn man bereits im Heimbüro arbeitet. Die meisten dieser Probleme lassen sich zum Glück beheben. Hier ein paar Tipps fürs Arbeiten im Homeoffice:

  • Halten Sie Kontakt zu Branchenkollegen und besuchen Sie Networking-Events, um auf dem Laufenden zu bleiben!
  • Fordern Sie Feedback zu Ihrer Arbeit ein, sofern das in Ihrem Beruf angebracht ist, damit Sie nicht das Gefühl bekommen, Ihre Arbeit verschwindet in einem „schwarzen Loch“.
  • Trennen Sie Wohnbereich und Arbeitsplatz physisch und mental. Heißt: Richten Sie sich ein Heimbüro in einem separaten Zimmer ein, das wirklich nur für die Arbeit genutzt wird. Im Wohnbereich ist Arbeiten tabu. Und: Feierabend heißt Feierabend!
  • Setzen Sie sich klare Ziele für den Tag und schieben Sie alles, was nichts mit der Arbeit zu tun hat, auf den Feierabend – stellen Sie sich einfach vor, Sie wären gar nicht zu Hause. In einem regulären Büro würden Sie auch nicht auf die Idee kommen, den Staubsauger zu schwingen.

 

Bürozubehör fürs Heimbüro

Wer gerade in eine Karriere als Selbständiger startet oder sich zu Hause nur etwas nebenher verdienen möchte, verfügt in den seltensten Fällen über allzu viel Geld, das in die Büroausstattung investiert werden kann. Bürotechnik, Computer, weitere Hardware und Software sowie Büromöbel und Schreibwaren müssen jedoch nicht zwingend teuer sein. Es gibt praktische Sets, die besonders für die erste Büroeinrichtung überaus nützlich sind, beispielsweise Schreibtischmaterial mit Stiften, Blöcken und anderen grundlegenden Büroartikeln. Sie müssen nicht gleich zum Start Ihr Heimbüro perfekt einrichten. Wichtig ist nur, dass Sie von Beginn an alles, was Sie für die täglich anfallenden Aufgaben benötigen, griffbereit haben und Ordnung im Heimbüro schaffen. Erweitern können Sie Ihren Arbeitsplatz jederzeit ganz nach Bedarf.